科学网—教学副系主任日常工作之文书处理
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2026-5-2 07:20
| 个人分类: 我的故事 | 系统分类: 人物纪事
在劳动节假期，咱们谈谈劳动。 在担任环境系教学副系主任期间（2022年7月16日到2025年12月19日），很多时间都花在文书处理。可以说，“文书处理”是我当时工作的重要一块。
（一）
也许你会说：为何不把这个活分给别人去做？
首先，当时在几乎所有的时间中，都没有副系主任助理，本科教务员+教学秘书只有0.5个（由教师兼任）。
其次，有时候把活分给别人去做，但结果不理想，也耽误了时间，最后还得由我来做。
再次，很多活周六布置，周一就要交。这时候，根本找不到人，别人也不可能圆满完成。
最后，我的写作“以一当十”，又熟悉情况，还享受于写作中。
（二）
写行政文书材料，首先要搞清楚“这是干什么的”。不搞清楚目的和要求，就会浪费时间。 举个例子，有一次教务处让我提供一个“贷款购买教学仪器的使用成效”，说是财务处需要备案。如果有的人不会写这个材料，就会自己把活分给涉及的购买教学仪器的老师，让他们分别介绍各自购买的每一套仪器干了什么、造福了多少个学生、使用了多少机时，还要列出明细。但问题是，这会给老师们造成很大的负担；一旦有的老师拒绝提供或者没有按照你定的标准来撰写，这就会造成你没有办法完成，或者你汇总的报告有缺漏。另外，每个老师的“定义”是不同的（比如在“使用人数”中，什么叫“使用”），因此可能会导致数据的巨大差异。我的做法就是整体写当初决策以及购买仪器的过程，这些仪器分为哪几块，服务于哪些教学实验，总体服务哪些课程，服务了多少个学生（不用精确到个位数），取得了什么成效。这不就行了吗？交上去，如果对方有意见，我再修改好了。事实上，我提交后，对方没有再找我，这件事就算“完成”了。
（三）
坐在电脑前面，认真地撰写，比如撰写国家级一流本科专业申报书、本科教育教学审核评估材料，我有一种成就感，能够看到这些材料从3页变为5页，变为30页，变为50页，也感到自己“不教一日闲过”。也有的时候，我承担大的文书材料（比如学科评估材料）部分内容写作。学校给系里布置了任务，给出一个时间节点，时间很紧。我在节点前向系里交了我写的内容。之后，好长一段时间没有回应（即学校在看各个院系的材料）。在没有回应的时候，我是不可能继续修改深化的。而一旦有了反馈，马上又要求在几月几日之前提交一版。我感到就像在打仗冲锋一样。
喜欢写的是“课程思政教学研究中心”结题报告。 我是个有心人。平时系里老师发表相关的论文、出版相关的书籍、做相关的报告，我都会把这些信息记下来，把相关的论文PDF文档保存下来。我自己也发表相关的文章。这样，在写结题报告的时候，我能够很快找出材料，很快写好。写的过程中，我有一种“把事情完成、把事情做好”的成就感。
写每年的“外地招生总结”也是我感兴趣的。我并没有把这个当成是负担，而是享受于复盘和梳理。我带着激情去写，文字犹如燃烧的火焰，甚至有第一人称“我”，以至于有的系领导看到后，说“这不符合体例”。但我就是这样一个“另类的存在”，把“外地招生总结”写成了“燃烧的火焰”。里面，我写了遇到的各种困难，以及经验教训，展现了一种“气贯长虹”的精神。
年终述职报告也是我在意的。不到年底，我早就开始整理年终述职报告。把各方面的作为和政绩梳理一下，我感到还是做了很多事情的。而形成初稿之后，我的思路更加清晰了，知道我的行政工作分为哪几块，每一块从现在到年终还可以有哪些增量，或者需要补充什么。到了年底，我还会花一些时间梳理和盘点，把整个“故事”圆起来。
（四）
总之，我写过各种各样的报告，处理过各种各样的文书。有申报过“双学士学位项目”，有申报过强基计划招生，有申请过插班生招生扩容，有写过各种教育教学的调研报告。这些东西，和科研项目申报书不大一样，和报刊文章、博文也不大一样，主要是应用文。
写的时候，我是认真的，有成就感的，也知道这是服务师生，是有价值的。可是，相较于这些，我还是更喜欢“自由自在”地写一些能够在报刊、博客发表的文章。那样的文章，对我个人而言更有成就感。而行政文书，在卸任后，就像过眼烟云，不愿意再去涉及了。
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